Todos nós já cometemos alguma gafe por e-mail. Mesmo que não nos tenha acontecido nenhum caso grave, certamente já passamos pela situação de nos arrependermos de ter enviado uma mensagem.Estas gafes podem acontecer tanto por engano quanto por falta de atenção. Em certos casos, a raiva ou irritação nos faz dizer coisas que depois nos arrependemos.
Para reduzir o risco de ter que preparar explicações, seguem 7 dicas práticas ao escrever seus e-mails:
1) Somente preencha os e-mails dos destinatários após terminar a mensagem. Com isto você eliminará grande parte das gafes, desde aquele clique involuntário em “Enviar” até textos não revisados. Esta é a regra mais básica e importante ao escrever e-mails.
2) Se está respondendo a uma mensagem, apague os destinatários até terminar a mensagem. Eu tenho o costume de recortar os emails de todos os destinatários e colá-los no corpo do e-mail enquanto escrevo o texto. Ao finalizar tudo, faço o processo inverso. Sim, dá um pouco de trabalho, especialmente se você responde muitos e-mails todos os dias. No entanto, vale a pena fazer isso pelo menos com mensagens mais críticas.
3) Leia todo o texto após finalizar a mensagem, depois releia-o… na dúvida, leia novamente. Novamente, vale o bom senso. Ninguém vai perder tempo rebuscando detalhes em cada e-mail. No entanto, não envie nada antes de ter certeza de que o contexto é exatamente aquele que você quer transmitir.
4) Conheça bem o conteúdo dos anexos. Cada arquivo enviado é parte do e-mail, e deve receber o mesmo cuidado em sua verificação que o próprio corpo do texto… em muitos casos é até mais importante do que a mensagem em si. Além disso, devem ser consideradas questões de confidencialidade nas organizações antes de enviar qualquer anexo.
5) Evite fazer e-mails aos poucos. Sempre que possível, comece uma mensagem e não vá para outra tarefa até enviar o e-mail. Este é um princípio básico anti-procrastinação que também o ajuda a preparar mensagens com maior velocidade e qualidade.
6) Sempre tenha a cabeça fria antes de enviar uma mensagem. Em momentos de stress e nervosismo, temos a tendência de responder rapidamente aquilo que está na ponta da língua. Na grande maioria das vezes, este é um erro que trará mais problemas do que soluções para todas as partes. Se sua cabeça está quente, aguarde o tempo necessário para se acalmar e pensar bem na situação antes de enviar a mensagem.
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